Artigo

Retenção federal em contrato com órgão público

Quem fornece para o poder público recebe líquido. E líquido, muitas vezes, é menos do que deveria.

Vinícius Sanches Urzêda

OAB/GO 44.657 · Especialista em Direito Tributário pelo IBET

Resposta direta

Retenção federal em contrato com órgão público: o saldo que ninguém pede

Órgãos e entidades da administração pública retêm na fonte, sobre os pagamentos que fazem, imposto de renda e contribuições, em percentuais fixados em norma. A retenção federal em contrato com órgão público é antecipação, não tributo definitivo: quando o total retido no ano supera o que a empresa deve, o excedente é crédito, e ele só volta se for pedido.

Retenção federal em contrato com órgão público e o saldo a recuperar — Antecipação que excede o tributo devido é crédito, e ele prescreve em cinco anos.

O mecanismo

Várias retenções sobre a mesma nota

Não é uma retenção: são várias, de tributos diferentes, e cada uma tem a sua regra de compensação.

1
O órgão contratante retém imposto de renda e contribuições sobre o pagamento, em percentual fixado em norma própria.
2
A retenção previdenciária na cessão de mão de obra é adicional a essas, com regra e compensação próprias.
3
Municípios retêm o imposto sobre serviços quando são o tomador, o que soma mais uma frente ao mesmo contrato.
4
Cada tributo retido compensa com o tributo correspondente, e não entre si: não há compensação cruzada automática.

Onde sobra

Por que o saldo se acumula

A retenção é calculada sobre o faturamento; o tributo devido é calculado sobre a base do regime. Quando as duas contas não coincidem, sobra.

1
Empresa no lucro presumido com margem real abaixo da presunção tende a acumular retenção acima do devido.
2
O saldo a recuperar é restituível ou compensável, e fica registrado até ser usado ou prescrever.
3
Empresa com muitos contratos públicos costuma ter saldo em mais de um tributo ao mesmo tempo.
4
O prazo é de cinco anos contado de cada recolhimento, e a parcela mais antiga prescreve a cada mês.

O que desalinha

Divergências que quebram a cadeia de créditos

Boa parte do saldo perdido não se perde por prescrição: perde-se por documentação que não fecha.

1
Nota que não espelha o contrato desalinha a base da retenção e dificulta a demonstração do crédito.
2
Repactuação do contrato e reajuste alteram a base das retenções e frequentemente não são refletidos na apuração.
3
Comprovante de retenção não arquivado é crédito que existe e não pode ser provado.
4
Empresa que trata a retenção como custo na contabilidade faz o saldo desaparecer dos próprios controles.

Retenção federal em contrato com órgão público: por onde começar

A conferência é feita sobre a documentação da empresa, antes de qualquer proposta. Pontos que aparecem com frequência: percentual fixado em norma, saldo a recuperar e repactuação do contrato.

O método

Como a revisão tributária é conduzida

A ordem é sempre a mesma, e ela começa pela documentação, não pela tese. Proposta antes de conferência é proposta sobre suposição.

1
Conferência documental do que a empresa de fato faz, contra o que a escrituração e as notas descrevem. Divergência entre atividade real e atividade declarada é a origem mais comum de recolhimento a maior.
2
Comparação entre os regimes possíveis com os números do período, não com média de setor. Simples Nacional, lucro presumido e lucro real mudam de posição conforme a folha e a margem da própria empresa.
3
Levantamento do que foi recolhido nos cinco anos anteriores. O prazo do art. 168 do Código Tributário Nacional é contado de cada recolhimento, um a um, e o mais antigo prescreve a cada mês que passa.
4
Medida judicial apenas quando a via administrativa não resolve. Boa parte do que se recupera sai de retificação e de pedido administrativo, sem processo.

A presunção do lucro presumido não é a mesma para toda atividade. A Lei nº 9.249/95 fixa percentuais distintos por tipo de receita, e aplicar o percentual errado produz recolhimento a maior que se repete em todo trimestre, sem que nada na guia indique o erro.

A recuperação do que foi pago a maior segue o prazo de cinco anos do Código Tributário Nacional, contado de cada recolhimento. O valor volta corrigido pela Selic, por restituição ou por compensação com tributos federais vincendos, e a escolha entre as duas vias depende do volume de débitos que a empresa tem a vencer.

Retenção federal em contrato com órgão público: documentação conferida antes da medida judicial — A prova é documental e pré-constituída. No mandado de segurança, o que não vai na inicial não entra depois.

Perguntas frequentes

Perguntas sobre retenção federal em contrato com órgão público

A retenção federal em contrato com órgão público é definitiva?+

Não. É antecipação do tributo devido pela empresa. O que exceder o devido é crédito, recuperável por restituição ou compensação dentro do prazo de cinco anos.

Empresa do Simples Nacional sofre essas retenções?+

O enquadramento no Simples altera a sujeição a parte delas, e a empresa deve apresentar declaração ao órgão contratante para que a retenção não seja feita indevidamente. Retenção feita mesmo assim é recuperável.

Como sei quanto tenho a recuperar?+

O levantamento cruza os comprovantes de retenção do período com os tributos efetivamente devidos em cada competência. É trabalho documental, e o resultado é um valor, não uma estimativa.

Corro risco de autuação pela Receita Federal?+

O risco existe em qualquer apuração, mas é reduzido quando a empresa efetivamente presta os serviços equiparáveis e a mudança de base é amparada por decisão judicial. A tese está pacificada no Superior Tribunal de Justiça desde 2009 e vem sendo confirmada por diferentes Tribunais Regionais Federais.

Como recebo de volta o que já paguei a mais?+

Os valores recolhidos indevidamente nos últimos cinco anos podem ser recuperados por compensação com tributos federais futuros ou por restituição, com correção pela taxa Selic. A escolha entre as duas vias depende do volume de débitos federais que a empresa tem a vencer.

Fontes

Onde conferir o que está nesta página

Tudo o que se afirma aqui pode ser lido na fonte. Os endereços vão para o texto oficial, não para resumo de terceiro.

Lei nº 9.249/1995: os arts. 15 e 20 fixam as presunções do lucro presumido, atividade por atividade.
Código Tributário Nacional: o art. 14 traz os requisitos da imunidade e o art. 168 o prazo de cinco anos para repetição.
Lei Complementar nº 116/2003: a lista de serviços, o local da prestação e a não incidência na exportação.
Constituição Federal: o art. 150, VI, e o art. 195, §7º, são a base das imunidades invocadas aqui.
Receita Federal: o órgão que administra os tributos federais e analisa restituição e compensação.

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